A inteligência artificial já faz parte da estratégia de grandes companhias, mas ainda está longe de ser uma ferramenta amplamente utilizada por pequenos negócios. Para micro, pequenas e médias empresas, especialistas recomendam começar com tarefas simples e repetitivas, em vez de investir imediatamente em sistemas sofisticados ou projetos caros de automação.
Segundo dados da pesquisa TIC Empresas 2025, do Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação, 17% das empresas brasileiras com dez ou mais funcionários declararam utilizar aplicações de inteligência artificial no ano passado, ante 13% em 2024. Entre as pequenas empresas, com 10 a 49 pessoas ocupadas, a adoção passou de 10% para 15%.
Apesar do avanço, a distância em relação às grandes companhias ainda é significativa. Entre empresas com 250 funcionários ou mais, metade já utilizava IA em 2025. O cenário mostra que a tecnologia começa a se disseminar, mas ainda existe espaço para negócios menores incorporarem soluções de forma gradual e de acordo com suas necessidades.
Para Alexandre Giraldi, consultor de negócios do Sebrae-SP, o principal desafio das pequenas empresas costuma estar na combinação entre equipes enxutas, excesso de tarefas operacionais e processos pouco padronizados. Em muitos casos, o empreendedor acumula funções de atendimento, vendas, financeiro e relacionamento com clientes, utilizando e-mails, aplicativos de mensagens e planilhas de maneira descentralizada.
Nesse contexto, os primeiros ganhos podem vir de atividades como responder dúvidas frequentes, confirmar agendas, enviar lembretes, atualizar cadastros, organizar documentos, preparar relatórios, fazer cobranças e transformar reuniões em atas. Escritórios de advocacia, contabilidades, clínicas e empresas de serviços estão entre os negócios que podem encontrar aplicações mais imediatas.
A recomendação dos especialistas é começar pelo problema, e não pela escolha da ferramenta. O empreendedor deve identificar tarefas frequentes, previsíveis e repetitivas, que consomem tempo da equipe e podem ser padronizadas. Só depois disso faz sentido escolher uma plataforma ou avaliar a necessidade de uma automação mais avançada.
No setor financeiro, por exemplo, a IA pode auxiliar na classificação de despesas, análise de planilhas, acompanhamento do fluxo de caixa e preparação de mensagens de cobrança. Na área comercial, pode ajudar a organizar informações sobre clientes, acompanhar propostas e sugerir mensagens de acompanhamento para negociações que ficaram paradas.
Outro caminho acessível é utilizar a tecnologia na organização de documentos. Uma empresa pode recorrer à IA para resumir arquivos, extrair datas e valores, identificar documentos ausentes ou transformar informações dispersas em relatórios. Em reuniões, ferramentas digitais também podem gerar transcrições, destacar decisões e listar tarefas e responsáveis.
Antes de ampliar o uso, porém, é importante medir os resultados. Especialistas recomendam estabelecer uma espécie de “linha zero”, registrando quanto tempo a equipe gasta atualmente em determinada atividade, quantos documentos são processados, qual é o tempo médio de resposta ao cliente ou qual é o custo de uma tarefa manual.
Com esses indicadores, a empresa consegue comparar o desempenho antes e depois da implementação. A economia de tempo, entretanto, não deve ser o único critério. Também é necessário considerar o custo das assinaturas, o consumo de créditos ou tokens das ferramentas, o tempo gasto na revisão das respostas e eventuais despesas com integração aos sistemas internos.
A supervisão humana continua sendo indispensável. Ferramentas de IA podem produzir informações incorretas com aparência de resposta confiável, fenômeno conhecido como “alucinação”. Por isso, documentos, relatórios, mensagens comerciais e análises produzidas pela tecnologia devem ser revisados antes de serem enviados a clientes ou utilizados em decisões importantes.
O cuidado é ainda maior em atividades que envolvem dados pessoais, bancários, fiscais, societários ou informações de saúde. A orientação é evitar o envio de dados sensíveis para plataformas sem antes verificar suas políticas de privacidade, contratos e mecanismos de proteção, além de observar as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD.
A pesquisa TIC Empresas 2025 mostra que a maioria das companhias que já utilizam inteligência artificial opta por soluções prontas. Cerca de 80% adquiriram softwares ou sistemas disponíveis no mercado, enquanto 60% contrataram fornecedores externos para desenvolver ou adaptar ferramentas. Isso indica que, na maioria dos casos, não é necessário criar uma estrutura própria para iniciar.
Para tarefas pontuais, ferramentas online podem ser suficientes para testar o potencial da tecnologia. A necessidade de contratar plataformas específicas surge quando a empresa deseja que a IA execute processos automaticamente, de maneira recorrente, ou esteja conectada a sistemas como CRM, e-mail, agenda, estoque ou financeiro.
A orientação central é tratar a adoção como um processo gradual: escolher uma tarefa, testar a ferramenta, medir os resultados, corrigir falhas e só então ampliar o uso. Dessa forma, pequenos negócios podem ganhar produtividade sem comprometer o orçamento ou transformar a inteligência artificial em um projeto complexo antes de comprovar seus benefícios.
